บทที่ 1 บทนำสารสนเทศทางธุรกิจ

บทที่ 2 ระบบสารสนเทศ

บทที่ 3 การพัฒนาระบบสารสนเทศ

บทที่ 4 ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการและการตัดสินใจ

บทที่ 5 ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์

บทที่ 6 ระบบสารสนเทศทางการผลิต

บทที่ 7 ระบบสารสนเทศทางการตลาด

บทที่ 8 ระบบสารสนเทศทางการเงิน

บทที่ 9 ระบบสารสนเทศทางบัญชี

บทที่ 10 ระบบสารสนเทศยุกโลกาภิวัฒน์

7.กลยุทธ์ที่ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ

6. เทคโนโลยีทางการผลิต

เทคโนโลยีเพื่อการผลิต หมายถึง การนำความรู้  วิทยาการ และประสบการณ์ต่างๆ  มาประยุกต์ใช้เพื่อช่วยในการผลิตสินค้าและบริการ รวมทั้งการคิดค้นหาวิธีการนำทรัพยากรมาใช้ในด้านใหม่ๆ เพื่อให้ใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

            ประเทศไทยเรามีวัตถุดิบในการผลิตจำนวนมาก  เนื่องจากประเทศไทยอุดมสมบูรณ์ด้วยพืชพรรณธัญญาหาร ป่าไม้ และแร่ธาตุ หากเราใช้ทรัพยากรไม่ระมัดระวัง ทรัพยากรอาจหมดสิ้นหรือเสื่อมค่าได้  ผู้ผลิตจึงจำเป็นที่จะใช้เทคโนโลยีให้ได้ประโยชน์สูงสุด ตลอดจนการผลิตสินค้าแต่ละชนิดมีการแข่งขันสูง ผู้ผลิตจำเป็นต้องใช้เทคโนโลยีต่างๆ เข้ามาช่วยในการผลิตเพื่อให้มีคุณภาพและตรงตามต้องการของผู้บริโภคให้มากที่สุด

สาเหตุที่ต้องใช้เทคโนโลยีในการผลิตและบริการ

            สาเหตุที่ต้องใช้เทคโนโลยีในการผลิต มีดังนี้

            1. เพิ่มผลผลิตให้มีมากขึ้น ลดความสิ้นเปลืองจากการสูญเสีย วัตถุดิบในกระบวนการผลิตลง

            2. เพื่อลดต้นทุนการผลิต เพราะการผลิตสินค้าจำนวนมากจะทำให้ลดต้นทุนการผลิต ผู้ผลิตได้กำไรมากขึ้น และอาจทำให้สินค้ามีราคาถูกลง

            3.  เพื่อให้ผลผลิตมีคุณภาพได้มาตรฐาน  เป็นการเพิ่มคุณค่าและคุณภาพของผลิตภัณฑ์ มีแบบให้เลือกหลากหลาย ผลิตภัณฑ์มีคุณภาพขึ้น

            4. เพื่อลดแรงงานหรือกำลังคนทำงานได้น้อยลง

การใช้เทคโนโลยีในการผลิตและบริการ

            การใช้เทคโนโลยีในการผลิตและบริการได้แก่

            1. การใช้เครื่องจักรที่ทันสมัยช่วยในการผลิตสินค้า  ทำให้ผลิตสินค้าและบริการจำนวนมากขึ้น ในเวลารวดเร็ว มีปริมาณเพียงพอต่อการบริโภค และลดต้นทุนการผลิต เพราะเทคโนโลยีช่วยลดแรงงานหรือกำลังคนและลดเวลาการผลิต แต่ได้ปริมาณสินค้าและบริการมาก

            2. การใช้เทคโนโลยีช่วยในการออกแบบสินค้า ช่วยให้มีการคิดค้นหรือประดิษฐ์รูปแบบของสินค้า ทำให้ได้สินค้าและบริการที่มีรูปแบบใหม่ๆ หลากหลาย เพื่อให้ผู้บริโภคมีโอกาสเลือกซื้อได้ตามความต้องการและพึงพอใจมากที่สุด

            3. การใช้เทคโนโลยีช่วยในการโฆษณาสินค้าและการให้บริการ เช่น การใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการขายสินค้าและสั่งซื้อสินค้าต่างๆ โดยผ่านทางเครือข่ายอินเทอร์เน็ต การโฆษณาทางวิทยุ โทรทัศน์ สิ่งพิมพ์ต่างๆ ทำให้ผู้บริโภคสามารถศึกษารายละเอียดของสินค้าได้มากขึ้นหรือสามารถสั่งซื้อสินค้าได้สะดวกรวดเร็ว

            4. การใช้เทคโนโลยีช่วยในการจัดการ เพื่อให้เกิดการทำงานที่มีประสิทธิภาพ เป็นระบบ รวดเร็ว เช่น การนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในสำนักงานเพื่อจัดเก็บเอกสารหรือค้นหาข้อมูล เป็นต้น

            5. การใช้เทคโนโลยีช่วยในการขนส่ง เพื่อให้กระบวนการขนส่งวัตถุดิบในการผลิตรวดเร็วขึ้น หรือขนส่งสินค้าและบริการไปถึงผู้บริโภคได้สะดวกรวดเร็วขึ้น

ที่มา  : https://sites.google.com/site/sersthsastrthikhwrru/thekhnoloyi-ni-kar-phlit-sinkha-laea-brikar

5. การจัดการโลจิสติกส์

การบริหารการจัดการโลจิสติกส์ (Logistics Management) หมายถึง กระบวนการทำงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการวางแผน การดำเนินการ การควบคุม และการควบคุมการทำงานขององค์กร รวมทั้งการบริหารจัดการข้อมูล และธุรกรรมทางการเงินที่เกี่ยวข้อง ให้เกิดการเคลื่อนย้าย การจัดเก็บ การรวบรวมและการกระจายสินค้า วัตถุดิบ ชิ้นส่วนประกอบ และการบริการให้มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลสูงสุด โดยคำนึงถึงความต้องการและความพึงพอใจของลูกค้าเป็นสำคัญ ทั้งนี้ในปัจจุบันถือว่าการบริหารจัดการโลจิสติกส์เป็นกระบวนการย่อยหนึ่งในการจัดการสินค้าและบริการตลอดสายของโซ่อุปทาน

            โลจิสติกส์ (logistics) คือ การพยากรณ์ การวางแผนการผลิต การจัดซื้อ บรรจุภัณฑ์ การเคลื่อนย้ายภายในองค์กร การผลิต คลังสินค้า การขนส่ง การกระจายสินคา การบริการลูกค้า เป็นต้น ทุกกิจกรรมในโลจิสติกส์ต้องทำงานอย่างต่อเนื่อง และเกี่ยวของกันแบบเป็นกระบวนการ การวัดผลงานการดำเนินงานในกระบวนการของบริษัททั้งหมด หรือทั้งซัพพลายเชน จะเห็นภาพขององค์การมีการเจริญเติบโตอย่างต่อเนื่องมากกว่า การทำงานของแต่ละฝ่าย และมีการแบ่งขอบเขตของโลจิสติกส์ เป็น 2 กลุ่มกิจกรรมหลัก ดังต่อไปนี้

1. การจัดการวัสดุ (Material Management)

2. การจัดการการกระจายสินค้า (Physical Distribution Management)

     

http://www.thaimht.net/knowledge_detail.php?id=11

4. ระบบสารสนเทศทางการผลิต

 ระบบสารสนเทศทางการผลิต หมายถึง  ระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อใช้สนับสนุนหน้าที่งานด้านการผลิตและการดำเนินงาน  ตลอดจนกิจกรรมที่มีความเกี่ยวข้องกับการวางแผน  การควบคุมกระบวนการผลิตและการจัดระบบการผลิตของธุรกิจ  โดยจำเป็นจะต้องมีการประมวลผลธุรกรรมด้านการผลิตและการดำเนินงาน

การจัดการผลิตและดำเนินงาน

   การผลิตและการดำเนินงาน  คือ  กิจกรรมหลักกิจกรรมหนึ่งซึ่งอยู่ภายใต้โซ่คุณค่าขององค์การซึ่งถือเป็นกระบวนการสร้างมูลค่าให้กับการแปรรูปปัจจัยการผลิตให้เป็นผลิตภัณฑ์อันทรงคุณค่า ส่งตรงถึงมือลูกค้าหรือผู้บริโภค และมีส่วนผลักดันให้การดำเนินงานด้านการตลาดเป็นไปอย่างราบรื่น

    กระบวนการผลิต เป็นส่วนหนึ่งของการผลิตและดำเนินงานเพราะปัจจัยการผลิต  คือ  สิ่งรับเข้า กระบวนการผลิต คือ การประมวลผล และผลิตภัณฑ์ คือ สิ่งส่งออก ซึ่งสื่อถึงความหมายของระบบการผลิตนั่นเอง  หากปัจจัยการผลิตของธุรกิจประกอบด้วย  ทรัพยากรมนุษย์ทางด้านแรงงานและด้านบริหาร  สินทรัพย์ประเภททุน  ก็ยังมีสิ่งนำเข้ากระบวนการผลิตอื่นที่อยู่ภายใต้สภาพแวดล้อมของธุรกิจ คือ ความคิดเห็นของลูกค้าภายในละภายนอกองค์การตลอดจนสารสนเทศด้านผลการประกอบการขององค์การ

วิวัฒนาการการผลิต

  ในระยะเริ่มต้นของการดำเนินธุรกิจด้านอุตสาหกรรมธุรกิจส่วนใหญ่ดำเนินการผลิตบนพื้นฐานการผลิตเก็บเป็นสินค้าคงคลัง เน้นด้านการผลิตสินค้าปริมาณมากและขายสินค้าผ่านเครือข่ายของช่องทางการตลาดหลากหลายรูปแบบ  เวลาต่อมาจึงได้เปลี่ยนวิธีการผลิตโดยการนำแนวคิดของระบบการผลิตแบบทันเวลาพอดีมาใช้และใช้วิธีการผลิตตามคำสั่งหรือวิธีการประกอบสินค้าตามคำสั่ง  มาแทนที่การผลิตเก็บเป็นสินค้าคงคลัง

กลยุทธ์การผลิตและการดำเนินงาน

    จะเน้นถึงความต้องการของลูกค้าที่สะท้อนให้เห็นถึงเป้าหมายระยะยาวขององค์การ  อาศัยความร่วมมือจากแผนกการตลาดและการผลิตที่จะทำการค้นหาความต้องการของลูกค้าละนำมากำหนดเป็นความได้เปรียบทางการผลิต  การผลิตตามความต้องการของลูกค้าและปริมาณการผลิตมีความยืดหยุ่น  ซึ่งริทซ์แมนและกาจิวสกีจำแนกกลยุทธ์การผลิตเป็น  3 กลยุทธ์ ดังนี้

1.              การเก็บเป็นสินค้าคงคลัง ธุรกิจมักจะมีการผลิตสินค้าเพื่อเก็บเป็นสินค้าคงคลังที่พร้อมส่งมอบแก่ลูกค้าทันที  เหมาะกับการผลิตสินค้ามาตรฐานที่มีการผลิตในปริมาณมาก

2.              การผลิตตามคำสั่ง เป็นการผลิตสินค้าตามความต้องการของลูกค้าโดยผลิตเป็นล็อต ในปริมาณน้อยการออกแบบกระบวนการผลิตแต่ละครั้งจะขึ้นกับความต้องการของลูกค้า

3.              การประกอบสินค้าตามคำสั่ง เป็นการประกอบชิ้นส่วนมาตรฐานตามข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์ที่ระบุไว้ในคำสั่งซื้อของลูกค้า และนำมาซึ่งความได้เปรียบทางการแข่งขัน

หน้าที่ทางการผลิตและดำเนินงาน

       นับเป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจ  ซึ่งประกอบด้วยกิจกรรมต่างๆที่ก่อเกิดผลผลิตในรูปแบบของสินค้าหรือบริการ และจัดแบ่งหน้าที่เป็น 2 ด้าน คือ หน้าที่ด้านการผลิต เน้นความพึงพอใจของลูกค้าหรือบริการของธุรกิจเป็นหลัก  โดยจัดแบ่งหน้าที่การผลิตดังนี้

1.              การวางแผนและพัฒนาผลิตภัณฑ์  เพื่อช่วยหาคำตอบว่าจะผลิตอะไร จำนวนเท่าใด ผลิตอย่างไร เกิดความต้องการผลิตสินค้าและบริการเมื่อใด

2.              การออกแบบกระบวนการผลิต เพื่อได้กระบวนการผลิตที่เหมาะสมกับความต้องการผลิตภัณฑ์ของลูกค้าและมีต้นทุนการผลิตที่เหมาะสม

3.              การวางแผนทำเลที่ตั้งโรงงาน  เพื่อสร้างความได้เปรียบทางการผลิตในส่วนลดต้นทุนการขนส่ง  และรักษาคุณภาพของวัสดุระหว่างการขนส่ง

4.              การวางแผนการผลิตและดำเนินงาน  โดยทำการวางแผนกำลังการผลิต การจัดสรรทรัพยากรการผลิตและการจัดตารางการผลิต เพื่อระบุวันเริ่มผลิตและส่งมอบสินค้า

5.              การจัดการวัสดุและสินค้าคงเหลือ  โดยเลือกใช้ระบบการจัดการวัสดุและสินค้าคงเหลือที่ดี มีประสิทธิภาพ ตลอดจนมีการจัดการงานระหว่างทำ ซึ่งก็คือสินค้าที่ยังผลิตไม่เสร็จและจะต้องทำการผลิตต่อ โดยโดยเลือกใช้เทคโนโลยีในช่วยในการจัดการ

6.              การควบคุมคุณภาพสินค้า  โดยทำการควบคุมและรักษาระดับมาตรฐานคุณภาพสินค้าให้อยู่ในเกณฑ์ที่กำหนดไว้

7.              การลดต้นทุนการผลิต โดยทำการค้นหาวิธี  หรือแนวคิดใดๆซึ่งสามารถนำมาใช้เพื่อบรรลุเป้าหมายของการลดต้นทุนการผลิตสินค้าหรือบริการ

8.              การขจัดความสูญเปล่าเป็นแนวคิดหนึ่งของระบบการผลิตสมัยใหม่ที่นำมาใช้อย่างได้ผลในปัจจุบัน  โดยจะต้องออกแบบและดำเนินการตามมาตรการที่ลดความสูญเปล่าในโรงงาน

9.              ความปลอดภัยในโรงงาน โยสร้างระบบรักษาความปลอดภัยในโรงงานซึ่งสามารถช่วยลดอุบัติเหตุที่อาจเกิดขึ้นในโรงงาน เช่น   ISO  14000

10.       การเพิ่มผลผลิตทางการผลิต  โดยการแสวงหาวิธีการเพิ่มผลผลิตในโรงงาน  รวมทั้งการเพิ่มมูลค่าของผลิตภัณฑ์อีกด้วย ซึ่งอาจใช้วิธีขจัดความสูญเปล่าเข้าช่วย

11.       การบำรุงรักษา  โดยมีการบำรุงรักษาระบบการแปรรูปผลผลิตให้คงไว้ซึ่งประสิทธิภาพ  การดำเนินงานและความน่าเชื่อถืออย่างต่อเนื่อง โดยป้องกันความเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้นระหว่างดำเนินการผลิตหรือให้บริการแก่ลูกค้า ซึ่งก่อให้เกิดต้นทุนค่าเสียโอกาส

12.       การประสานงานกับหน่วยงานอื่น  คือ  หน้าที่ของฝ่ายผลิตที่จะต้องประสานงานกับฝ่ายตลาด ฝ่ายบัญชี ฝ่ายการเงิน ตลอดจนผู้ขายวัตถุดิบ เพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกันของหน่วยงานต่างๆ

การจัดการโซ่อุปทานและโลจิสติกส์

    การจัดการโซ่อุปทาน  หมายถึง  การกำหนดกระบวนการบูรณาการด้านการวางแผน การจัดหา การผลิต การจัดส่ง  และการค้นคืนสินค้า โดยเริ่มตั้งแต่ผู้ขายทุกระดับจนถึงผู้ซื้อทุกระดับ

    การจัดการโลจิสติกส์  ถือเป็นส่วนหนึ่งของการจัดการโซ่อุปทาน  คือ  การวางแผน  การปฏิบัติการและการควบคุมอย่างมีประสิทธิภาพ โดยมุ่งเน้นถึงประสิทธิผลของการไหลของสินค้า  การจัดเก็บสินค้า  การบริการและสารสนเทศที่เกี่ยวข้องตั้งแต่จุดกำเนิดจนถึงจุดบริโภค  เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า

ความแตกต่างของการจัดการโลจิสติกส์และโซ่อุปทาน  คือ ในส่วนของขอบเขตการดำเนินงาน การจัดการโลจิสติกส์จะครอบคลุมเฉพาะภายในองค์การ  แต่การจัดการโซ่อุปทานจะเป็นการบูรณาการงานที่เกี่ยวข้องด้านโลจิสติกส์ทั้งภายในและภายนอกองค์การเข้าด้วยกัน

ระบบการผลิตยุคใหม่  ปัจจุบันมี  2ระบบ  คือ

1.    ระบบการผลิตแบบทันเวลาพอดี  คือ  แนวคิดทางการผลิตที่เกิดขึ้นในประเทศญี่ปุ่นและถือเป็นส่วนหนึ่งของระบบการผลิตแบบโตโยต้า  ซึ่งยึดหลักการสำคัญ   คือ ผลิตในจำนวนเท่าที่ต้องการในเวลาที่ต้องการและมีการควบคุมสินค้าคงเหลือให้เหลือน้อยที่สุด    โครงสร้างของระบบการผลิตแบบทันเวลาพอดี  มีดังนี้

1.1       กรรมวิธีการผลิต  3   ประการ  คือ

1.                การปรับเรียบการผลิต  หมายถึง  ทำการผลิตเป็นล็อตเล็กๆ เพื่อสามารถตรวจสอบข้อบกพร่องและคุณภาพของผลผลิตได้ง่ายขึ้นสามารถตังเครื่องจักรได้อย่างรวดเร็วในการเปลี่ยนรุ่นและแบบของผลิตภัณฑ์ในแต่ละครั้ง

2.                การออกแบบวิธีการและเครื่องมือการผลิต ให้พนักงานคนหนึ่งสามารถทำได้ลายหน้าที่

3.                สร้างมาตรฐานของงานและควบคุมให้เสร็จตามเวลามาตรฐาน  ณ  รอบการผลิต

1.2       ระบบข้อมูลผลิต มีการนำแผ่นป้ายกันบังมาใช้สำหรับการสื่อสารการผลิต ระหว่างหน้าที่งานภายในโรงงาน

2.    ระบบการผลิตแบบลีน  เป็นระบบการผลิตที่ได้รับการยอมรับทั่วโลกว่าทำเกิดมาตรฐานการผลิตที่มีประสิทธิภาพสูง  และมุ่งขจัดความสูญเปล่าอันสืบเนื่องมาจากทั้งด้านคุณภาพ  ราคา  การจัดส่งสินค้าและบริการแก่ลูกค้า   หลักการของระบบลีนมี 5 ข้อ ดังนี้

2.1       การระบุคุณค่าของสินค้าและบริการ  โดยมีการชี้ให้เห็นถึงคุณค่าของสินค้าและบริการที่ตรงกับความต้องการของลูกค้า โดยอาจจะใช้วิธีการเปรียบเทียบผลิตภัณฑ์ของธุรกิจกับผลิตภัณฑ์ของคู่แข่ง

2.2       การแสดงสายธารคุณค่า โดยมีการจัดทำผังแห่งคุณค่า ซึ่งจะระบุถึงกิจกรรมที่ต้องกระทำทั้งหมด  ตั้งแต่รับวัสดุเข้าโรงงาน จนกระทั่งมีการส่งมอบสินค้าถึงมือลูกค้า

2.3       การทำให้เกดการไหลของคุณค่าอย่างต่อเนื่อง  คือ การมุ่งเน้นที่จะทำให้สายการผลิตสามารถปฏิบัติงานได้อย่างสม่ำเสมอตลอดเวลาโดยปราศจากอุปสรรคขัดขวาง  โดยใช้หลักการไหลของงานอย่างต่อเนื่อง

2.4       การให้ลูกค้าเป็นผู้ดึงคุณค่าจากกระบวนการ คือ จะทำการผลิตก็ต่อเมื่อลูกค้าเกิดความต้องการสินค้านั้น  และผลิตในปริมาณเท่าที่ลูกค้าต้องการ  จึงมีความสอดคล้องกับระบบการผลิตตามสั่ง

2.5       การสร้างคุณค่าและขจัดความสูญเปล่าอย่างต่อเนื่อง  เป็นความพยายามของหน่วยผลิต ที่มุ่งมั่นด้านการเพิ่มคุณค่าให้สินค้าและบริการอย่างต่อเนื่อง  ตลอดจนมีการค้นพบความสูญเปล่าที่เกิดขึ้นระหว่างผลิตและกำจัดความสูญเปล่านั้นให้มดสิ้นไป

สารสนเทศทางการผลิต

สารสนเทศทางการผลิต คือ สารสนเทศที่ได้รับจากการประมวลผลของระบบสารสนเทศทางการผลิต ซึ่งต้องอาศัยข้อมูลและสารสนเทศทั้งจากภายในและภายนอกองค์การ

การจำแนกประเภท

สารสนเทศสามารถจำแนกประเภทได้  3  ประเภท ดังนี้

1.    สารสนเทศเชิงปฏิบัติการ คือ สารสนเทศที่ได้รับจากการดำเนินงานการผลิตในส่วนต่างๆ ดังนี้

1.1       สารสนเทศด้านการดำเนินการผลิต ครอบคลุมถึงสารสนเทศด้านการปฏิบัติการผลิตประจำวัน  ต้นทุนการผลิต  สินค้าสำเร็จรูป  และงานระหว่างทำ

1.2       สารสนเทศด้านควบคุมคุณภาพ  คือ  สารสนเทศที่ระบุถึงคุณภาพของผลิตภัณฑ์ซึ่งถือเป็นหัวใจของการผลิต  ซึ่งจำเป็นจะต้องสร้างผลผลิตเพื่อให้ได้คุณภาพตามมาตรฐานที่กำหนดไว้

1.3       สารสนเทศด้านการแก้ปัญหา คือ สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการค้นพบสิ่งผิดปกติที่เกิดขึ้นในช่วงการผลิต ซึ่ง อาจจะต้องใช้เวลาและต้นทุนการค้นพบที่มีมูลค่าสูง   รวมทั้งมีการใช้อุปกรณ์พิเศษ

2.    สารสนเทศเชิงบริหาร  คือ  สารสนเทศที่ใช้สนับสนุนงานการวางแผนและจัดการผลิต  ดังนี้

2.1       สารสนเทศด้านออกแบบการผลิต คือ สารสนเทศที่ได้จากการปฏิบัติการด้านการออกแบบผลิตภัณฑ์  การออกแบบกระบวนการผลิต และระบบการผลิตตาความต้องการของลูกค้า ตลอดจนการออกแบบผังโรงงาน เพื่อดำเนินการผลิตได้อย่างต่อเนื่องและราบรื่นตามเป้าหมายที่วางไว้

2.2       สารสนเทศด้านวางแผนการผลิต  คือ สารสนเทศที่ได้จากการวางแผนการผลิตด้านต่างๆ

2.3       สารสนเทศด้านการจัดการโลจิสติกส์  คือ  สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับงานด้านการจัดหาและการขนส่งวัสดุเข้าโรงงานเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการผลิต  ตลอดจนการจัดเก็บและควบคุมสินค้าคงเหลือ

2.4       สารสนเทศด้านควบคุมการผลิต คือ สารสนเทศที่ใช้สนับสนุนงานด้านการควบคุมกระบวนการผลิต  การควบคุมต้นทุนการผลิต รวมทั้งด้านการบำรุงรักษาเครื่องจักรและอุปกรณ์ต่างๆให้อยู่ในสภาพที่พร้อมใช้งาน

3.    สารสนเทศภายนอกองค์การ  คือ สารสนเทศที่ได้จากกระบวนการเก็บรวบรวมข้อมูลจากสภาพแวดล้อมภายนอกองค์การ  ซึ่งจำแนกได้เป็น  2  ประเภท คือ

3.1       สารสนเทศด้านผู้ขายวัสดุ คือ สารสนเทศที่ได้จากผู้ขายวัสดุ ภายในเครือข่ายด้านโซ่อุปทานขององค์การ

3.2       สารสนเทศด้านผู้ขนส่งวัสดุ คือ สารสนเทศที่ได้จากผู้ให้บริการขนส่งวัสดุ

กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศ   มี 5 ระบบ ดังนี้

1.              ระบบออกแบบการผลิต

หน้าที่งานสำคัญของการผลิต คือ จะต้องมีการออกแบบการผลิตในแต่ละส่วนที่เกี่ยวข้องก่อนเริ่มงานด้านการวางแผนและการดำเนินการผลิต ซึ่งระบบการออกแบบการผลิต คือ ระบบที่มุ่งเน้นถึงหน้าที่ด้านการออกแบบในส่วนของผลิตภัณฑ์และระบบการผลิต  โดยคำนึงถึงคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์และกระบวนการผลิตที่ดี มีประสิทธิภาพ ซึ่งจำแนกระบบออกแบบการผลิตได้เป็น  2  กระบวนการ ดังนี้

1.1       การออกแบบผลิตภัณฑ์  คือ การกำหนดรายละเอียดของผลิตภัณฑ์ ทั้งในส่วนของการปรับปรุงผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่เดิมให้ดีขึ้น และการสร้างนวัตกรรมด้านผลิตภัณฑ์ใหม่ ซึ่งถือเป็นหน้าที่ของฝ่ายการตลาดในการดำเนินการวิจัยการตลาด

1.2       การออกแบบระบบการผลิต   ระบบการผลิตหนึ่งๆจะประกอบด้วยส่วนประกอบที่สัมพันธ์กัน  เช่น สภาพแวดล้อม ปัจจัยการผลิต

2.              ระบบวางแผนการผลิต   อาศัยวิธีการวางแผนการผลิตและมีการใช้เทคโนโลยีการผลิตช่วยสนับสนุนหน้าที่งานส่วนต่างๆ ดังนี้

2.1       การวางแผนการผลิตรวม  คือ การวางแผนอัตราการผลิต  ปริมาณแรงงานและการจัดเก็บสินค้าคงคลัง  โดยพิจารณาจากอุปสงค์หรือความต้องการของลูกค้าเป็นหลัก

2.2       การจัดตารางการผลิต  เป็นการวางแผนระยะสั้นที่สอดคล้องกับแผนการผลิตรวมโดยคำนึงถึงการใช้กำลังการผลิตอย่างคุ้มค่าภายใต้ข้อจำกัดในการผลิต  ซึ่งจะทำธุรกิจทราบถึงปริมาณงานผลิตในแต่ละสัปดาห์

2.3       การวางแผนความต้องการวัสดุ  คือ การจัดการวัสดุคงคลัง  ที่ความต้องการวัสดุนั้นขึ้นกับความต้องการวัสดุอื่นที่มีความเกี่ยวข้อง

2.4       การวางแผนทรัพยากรการผลิต  เนื่องจากปัจจุบันมีการดำเนินการผลิตที่ซับซ้อนขึ้น   โดยเฉพาะในส่วนการผลิตสินค้าหลายๆรูปแบบตามความต้องการของลูกค้า

3.              ระบบจัดการโลจิสติกส์    ระบบจัดการโลจิสติกส์ด้านการผลิต มี 2 ส่วนงาน คือ

3.1 โลจิสติกส์ขาเข้า   มักเกี่ยวข้องกับธุรกิจระหว่างองค์การ  คือ องค์การผู้ซื้อวัสดุ   และองค์การผู้ขายวัสดุ  ซึ่ง   ใช้สนับสนุกิจกรรมภายในโซ่คุณค่าขององค์การ

3.2 การจัดการสินค้าคงเหลือ  คือ การกำหนดถึงปริมาณของสินค้าคงเหลือ  ซึ่งถูกจัดเก็บในคลังสินค้า  ซึ่งสินค้าคงเหลือนี้อาจอยู่ในลักษณะของวัสดุหรือวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต

4.  ระบบดำเนินงานการผลิต  ธุรกิจได้ทำการออกแบบการผลิต  วางแผนการผลิต  รวมทั้งมีการจัดการโลจิสติกส์ เพื่อเป็นการเตรียมพร้อมสำหรับการผลิตแล้ว  ในขั้นต่อมาจะเป็นการดำเนินการผลิตสินค้า  เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของการจัดการการผลิตและดำเนินงาน  ที่มุ่งเน้นถึงการผลิตตามกระบวนการผลิตและตามแผนการผลิตต่างๆในส่วนการผลิตที่วางไว้

5. ระบบควบคุมการผลิต  จะเน้นถึงการควบคุมให้เป็นไปตามแผนที่วางไว้โดยใช้สารสนเทศทางการผลิตบางส่วน  ระบบควบคุมการผลิตมีส่วนสำคัญ 4 ส่วน ดังนี้

5.1 การควบคุมปฏิบัติการการผลิต   การผลิตภายในโรงงานมีการใช้ระบบสารสนเทศด้านการปฏิบัติการผลิตเพื่อติดตามร่องรอยการดำเนินงานการผลิตและการควบคุม

5.2  การควบคุมคุณภาพ  มีการพัฒนาระบบสารสนเทศด้านควบคุมคุณภาพเพื่อนำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับคุณภาพของวัสดุและชิ้นส่วนที่จัดหามาได้

5.3 การควบคุมต้นทุน  ในการดำเนินการผลิตจะเกิดต้นทุนการผลิตหลัก คือ ต้นทุนค่าวัสดุ ค่าแรงและค่าใช้จ่ายโรงงาน

5.4  การบำรุงรักษา คือ การซ่อมบำรุงเครื่องจักร  หรืออุปกรณ์การผลิตให้อยู่ในสภาพที่พร้อมจะใช้งาน  เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดข้อบกพร่องในการทำงานและเป็นการรักษาความปลอดภัยในการทำงานด้วย

เทคโนโลยีทางการผลิต

กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศทางการผลิตมี 10 ข้อ คือ

1.    โปรแกรมสำเร็จรูปทางการผลิต

2.    การใช้หุ่นยนต์

3.    การใช้รหัสแท่ง

4.    การใช้อินเตอร์เน็ต

5.    การออกแบบใช้คอมพิวเตอร์ช่วย

6.    การผลิตใช้คอมพิวเตอร์ช่วย

7.    ระบบการผลิตแบบยืดหยุ่น

8.    การผลิตแบบผสมผสานด้วยคอมพิวเตอร์

9.    ระบบบูรณาการทางการผลิต

10.  ระบบสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

(  เอกสารอ้างอิง    รุจิจันทร์    พิริยะสงวนพงศ์.  สารสนเทศทางธุรกิจ.  )

3. กลยุทธ์ธุรกิจ

กลยุทธ์คือแนวทางในการดำเนินงานที่ทำให้องค์กรบรรลุเป้าหมาย หรือกลยุทธ์ คือ วิธีการในการแข่งขันที่จะทำให้องค์กรสามารถเอาชนะคู่แข่งได้ หรือกลยุทธ์ คือ แนวทางในการทำให้องค์กรประสบความสำเร็จ หรือบางท่านอาจจะบอกกลยุทธ์ประกอบด้วยคำถามที่สำคัญ 3 ข้อ ได้แก่ 1) ปัจจุบันเราอยู่ ณ จุดใด 2) เราต้องการไปถึงจุดใด 3) เราจะไปถึงจุดนั้นได้อย่างไรคือวิธีการหรือแนวทางที่องค์กรจะนำเสนอคุณค่า (Value) ให้กับลูกค้า เพื่อให้องค์กรประสบความสำเร็จตามที่ต้องการ (ซึ่งอาจจะเป็นกำไรหรือวิสัยทัศน์)

     การนำแนวคิดการบริหารเชิงกลยุทธ์มาใช้ในองค์กรนั้น มีองค์ประกอบที่สำคัญ 3 ประการได้แก่ (1) การวิเคราะห์ (Strategic Analysis) (2) การจัดทำ (Strategic Formulation) และ (3) การปฏิบัติ (Strategic Implementation)
     เครื่องมือในการวิเคราะห์กลยุทธ์ ที่ค่อนข้างเป็นที่รู้จักกันอย่างแพร่หลายได้แก่
       • การวิเคราะห์จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และข้อจำกัด หรือที่นิยมเรียกกันว่า  SWOT Analysis
       • การวิเคราะห์ปัจจัย 5 ประการที่มีผลต่ออุตสาหกรรม หรือ 5 – Forces Analysis
       • การวิเคราะห์วงจรชีวิตอุตสาหกรรม หรือ Industry lifecycle
       • การวิเคราะห์ปัจจัยแห่งความสำเร็จของอุตสาหกรรม หรือ Key  Success factors
       • การวิเคราะห์ลูกโซ่แห่งคุณค่า หรือ Value chain analysis
       • การวิเคราะห์คุณค่าหรือความต้องการของลูกค้า (Customer Analysis)
       • การวิเคราะห์คู่แข่งขัน (Competitor Analysis)

     ภายหลังจากที่ได้มีการวิเคราะห์กลยุทธ์แล้ว องค์กรจะต้องมีการกำหนดหรือจัดทำกลยุทธ์ (Strategic Formulation) ซึ่งในอดีตนั้นเรามักจะรู้กันว่า

กลยุทธ์มีอยู่สามระดับได้แก่ 1) ระดับองค์กร (Corporate Strategy) 2) ระดับธุรกิจ (Business Strategy) และ 3) ระดับปฏิบัติการ (Functional Strategy) แต่เนื่องจากวิวัฒนาการในแนวคิดด้านกลยุทธ์ ทำให้ในปัจจุบันนักวิชาการด้านกลยุทธ์ได้มองว่ากลยุทธ์ควรจะมีแต่สองระดับ เท่านั้นคือระดับองค์กรและระดับธุรกิจ  ส่วนกลยุทธ์ระดับปฏิบัติการนั้นไม่เข้าข่ายของความเป็นกลยุทธ์เนื่องจากไม่ ได้ก่อให้เกิดการได้เปรียบทางการแข่งขัน และมีแนวโน้มที่จะเป็นแผนปฏิบัติการ (Action plan) มากกว่ากลยุทธ์ 
     กลยุทธ์ระดับองค์กรจะบอกให้รู้ถึงแนวทางหรือทิศทางในการดำเนินงานขององค์กร ว่าต้องการมุ่งเน้นที่จะขยายตัวหรือไม่ และถ้าต้องการที่จะขยายตัวจะขยายตัวในธุรกิจใด (Where to Compete) ในขณะที่กลยุทธ์ระดับธุรกิจจะบอกให้รู้ถึงวิธีการที่องค์กรใช้ในการแข่งขัน (How to Compete) ภายหลังจากที่ได้มีการวิเคราะห์เชิงกลยุทธ์แล้ว ผู้บริหารสามารถที่จะกำหนดกลยุทธ์ระดับองค์กรได้โดยการตอบคำถามง่าย ๆ ไม่กี่คำถามดังนี้
     (1) องค์กรต้องการที่จะขยายตัว (Growth) คงตัว (Stable) หรือ หดตัว (Retrench) ส่วนใหญ่แล้วคำตอบที่มักจะได้รับจะหนีไม่พ้นการขยายตัว หรือผสมผสานระหว่างการขยายตัวและหดตัว (Combination)
     (2) ถ้าองค์กรต้องการที่จะขยายตัว องค์กรจะขยายตัวด้วยวิธีไหน
          • ขยายตัวในองค์กร (Internal Growth) เช่น การขายสาขา การเพิ่มสินค้าใหม่ หรือ การหาลูกค้าใหม่ เป็นต้น โดยการขยายตัวเหล่านี้จะเกิดขึ้นจากการดำเนินการด้วยตนเอง
          • ขยายตัวจากภายนอกองค์กร (External Growth) โดยอาจจะเกิดขึ้นจากการเข้าไปร่วมกิจการกับองค์กรอื่น หรือการเข้าไปเป็นพันธมิตรร่วมกับองค์กรอื่น
     (3) ถ้าองค์กรต้องการที่จะต้องการขยายตัว องค์กรจะขยายตัวอย่างไร

          • ขยายตัวโดยใช้สินค้าและบริการเดิมที่องค์กรมีอยู่ในปัจจุบัน
          • ขยายตัวโดยสินค้าและบริการใหม่ ๆ
     (4) ถ้าองค์กรต้องการที่จะขยายตัว องค์กรจะขยายตัวไปในธุรกิจไหน?
          • ขยายตัวในธุรกิจเดิม
          • ขยายตัวในธุรกิจใหม่สัมพันธ์กับธุรกิจเดิม
          • ขยายตัวในธุรกิจใหม่ที่ไม่สัมพันธ์กับธุรกิจเดิม

     ความสัมพันธ์ระหว่างสินค้าและตลาดมีดังนี้                      
          • ใช้สินค้าบริการเดิม ขยายตัวในอุตสาหกรรมเดิม (Old Product/ Old Market)
          • ใช้สินค้าและบริการเดิม ขยายตัวเข้าไปในอุตสาหกรรมใหม่ (Old Product/ New Market)
          • นำเสนอสินค้าและบริการใหม่ ขยายตัวในอุตสาหกรรมเดิม (New Product/ Old Market)
          • นำเสนอสินค้าและบริการใหม่ ขยายตัวเข้าไปในอุตสาหกรรมใหม่ (New Product/ New Market)

     สำหรับกลยุทธ์ธุรกิจ (Business Strategy) หรือที่อาจจะเรียกได้ว่าเป็นกลยุทธ์ในการแข่งขัน (competitive strategy) หมายถึง วิธีการที่องค์กรจะใช้ในการแข่งขันเพื่อให้สามารถชนะคู่แข่งขันในอุตสาหกรรม นั้น ๆ ซึ่งจะต้องเริ่มต้นจากการกำหนดกลุ่มลูกค้าเป้าหมาย (Target customer) ให้ชัดเจนก่อนว่ากลุ่มลูกค้าเป้าหมายขององค์การคือใครและมีความต้องการอะไร ส่วนใหญ่แล้วกลยุทธ์ธุรกิจมักจะเป็นไปตามแนวคิดของ Michael E. Porter ที่ระบุไว้ว่าองค์กรธุรกิจสามารถเลือกที่ใช้วิธีการในการแข่งขันโดยการเป็น ผู้นำด้านต้นทุน (Cost Leadership Strategy) หรือการสร้างความแตกต่างในการแข่งขัน (Differentiation) ซึ่งองค์กรอาจมุ่งเน้นที่ลูกค้าเฉพาะกลุ่ม (Focus customer) นอกเหนือจากกลยุทธ์ธุรกิจตามแนวคิดของ Porter แล้วองค์กรสามารถที่จะเลือกใช้กลยุทธ์ธุรกิจอื่นในลักษณะอื่นอีก เช่น การเป็นริเริ่มเป็นผู้นำ (First Mover) หรือการใช้กลยุทธ์เชิงรุก (Offensive Strategy) หรือกลยุทธ์โจมตีจุดอ่อนของคู่แข่งขัน ในการกำหนดกลยุทธ์ระดับธุรกิจหรือกลยุทธ์ในการแข่งขันนั้นสามารถจัดทำได้โดย ตอบคำถามต่าง ๆ ดังนี้

     (1) ใครคือกลุ่มลูกค้าเป้าหมายขององค์กร (คำตอบนี้ได้มาจากการกำหนดกลยุทธ์ระดับองค์กร)
     (2) อะไรคือคุณค่าหรือสิ่งที่ลูกค้าในกลุ่มเป้าหมายนั้นต้องการจากสินค้าและบริการ
     (3) อะไรคือความแตกต่าง (Differentiation) ที่องค์กรจะนำเสนอให้กับลูกค้าเป้าหมาย

     กลยุทธ์องค์กรทำให้รู้ว่าว่าองค์กรมีทิศทางอย่างไรและไปในทิศทางไหน ส่วนกลยุทธ์ระดับธุรกิจจะบอกให้รู้ถึงวิธีการที่องค์กรจะใช้ในการแข่งขันกับ คู่แข่งขัน สำหรับความสัมพันธ์ระหว่าง
     กลยุทธ์ทั้งสองประการนั้น กลยุทธ์องค์กรจะบอกให้รู้ว่าองค์กรจะเข้าไปแข่งขันในอุตสาหกรรมใดด้วยสินค้า หรือบริการใด ซึ่งเมื่อองค์กรจะบอกให้รู้ว่าองค์กรจะเข้าไปแข่งขันในอุตสาหกรรมใดด้วย สินค้าหรือบริการใด ซึ่งเมื่อองค์กรตัดสินใจได้แล้ว ผู้บริหารสามารถใช้กลยุทธ์ทางธุรกิจในการระบุถึงวิธีการที่องค์กรจะแข่งขัน ในอุตสาหกรรมนั้น

บทความโดย : ณัฐพล ลีลาวัฒนานันท์
ขอบคุณภาพประกอบจาก : jscreationzs, Jetkasettakorn, renjith krishnan/FreeDigitalPhotos.net
ที่มา http://boc.dip.go.th/index.php?option=com_content&view=article&id=344&Itemid=14

2. เทคโนโลยีเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์

เทคโนโลยีสารสนเทศ กับงานบริหารทรัพยากรมนุษย์
สวัสดีครับฉบับนี้ คงเป็นฉบับแรกที่ผมจะได้เขียนบทความอย่างที่ตั้งใจเอาไว้คือ จะเริ่มเขียนเจาะลึกเนื้อหาทางด้าน HRIT ตามความรู้ที่ได้มาจากการศึกษาค้นคว้าอย่างต่อเนื่อง และสะสมมาจากประสบการณ์ทำงานจริง ซึ่งได้มีโอกาสได้พบเจอวิธีปฏิบัติที่ดีจากบริษัทที่ทำงาน จากประสบการณ์ในงานที่รับผิดชอบ และจากการได้เข้าไปเยี่ยมชมระบบงานจากสถานที่ต่างๆ ในขณะนี้ผมพบว่ามีเพื่อนร่วมวิชาชีพได้ฝากข้อความเกี่ยวกับเรื่องซอฟต์แวร์ด้าน HRIS ไว้ในเว็บบอร์ดหลายครั้งมาก แต่ยังขาดการตอบคำถามที่ชัดเจน โดยส่วนตัวแล้วผมเองเป็นนักบริหารงานบุคคลที่ชอบคอมพิวเตอร์ ไม่ใช่นักวิชาการคอมพิวเตอร์

          ดังนั้นสิ่งที่เขียนจึงเป็นเพียงการถ่ายทอดมุมมองมาจากคนทำงานที่เกี่ยวข้องกับไอทีในสายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์ และอยากมีส่วนร่วมเสนอแนวคิดให้เพื่อนร่วมวิชาชีพได้มีการเติมเต็มความรู้ในงานด้านนี้กันบ้างก็แล้วกันนะครับ งานบริหารทรัพยากรมนุษย์ในยุคศตวรรษที่ 20 คือ งานที่ถูกขับเคลื่อนด้วยการใช้เครื่องมือในการบริหารสมัยใหม่

          การเพิ่มศักยภาพในการบริหารงานประจำ และเพิ่มบทบาทในการเป็นพันธมิตรทางธุรกิจให้แก่ผู้บริหารระดับสูง ดังนั้นวิธีการที่จะเปลี่ยนแปลงไปสู่เป้าหมายดังกล่าว คือ การทำให้ภารกิจหลักของงานบริหารทรัพยากรมนุษย์เปลี่ยนแปลงไปตามแนวคิดใหม่ ซึ่งอาจต้องเปลี่ยนกรอบความคิดแบบเดิม ต้องพร้อมรับการเปลี่ยนแปลง เป็นรูปแบบใหม่ เหมือนกับรูปปิระมิดหัวกลับ

          จากแผนภาพข้างต้น ผมขอเสนอความเห็นว่า มีแนวโน้มสูงมากที่งานบริหารทรัพยากรมนุษย์แบบปัจจุบัน ซึ่งมีภารกิจงานประจำที่พวกเราคุ้นเคยกัน คือ 80% ของงานบริหาร Admin ตามฟังก์ชั่นหลักต่างๆ เช่น ระบบงานเงินเดือน ค่าจ้าง สวัสดิการ ระบบฝึกอบรมพนักงาน จะถูกเปลี่ยนทดแทนด้วยระบบ Outsourcing หรือถูกแทนที่ด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศ และที่สำคัญงานใหม่ๆ ที่จะเพิ่มเข้ามา คือ งานในเชิงของการใช้กลยุทธ์เพื่อพัฒนาองค์การตามระบบงานอนาคต โดยใช้เครื่องมือสมัยใหม่มาบริหารคนและองค์การ ซึ่งในทัศนะของผู้เขียนมองว่า สิ่งเหล่านี้จะถูกเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นรูปธรรม ภายในทศวรรษนี้ ผมเชื่อว่างาน Hr จะเป็นงานที่ท้า ทาย มีความทันสมัย มีบทบาทต่อการเพิ่มประสิทธิภาพองค์การให้สูงขึ้น และจะช่วยปฏิวัติภาพลักษณ์ในวิชาชีพของพวกเรานี้ให้ดูดียิ่งขึ้นความหมายของระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์

          ระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ ( Human Resource Information System) หมายถึง กลุ่มของระบบงานที่ประกอบด้วยฮาร์ดแวร์หรือตัวอุปกรณ์ และซอฟต์แวร์หรือ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ ที่ทำหน้าที่รวบรวม ประมวลผล วิเคราะห์ จัดเก็บ และกระจายข้อมูล ข่าวสาร รายงาน ที่มีความถูกต้อง รวดเร็ว ตรงเวลาให้กับผู้ใช้ เพื่อการนำไปวิเคราะห์ เพื่อการสนับสนุนการตัดสินใจ การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ การควบคุมการบริหารทรัพยากรมนุษย์ภายในองค์กร และการปรับเปลี่ยนวิสัยทัศน์ในการบริหารงานของผู้บริหารในส่วนที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรมนุษย์ทั้งในปัจจุบัน และในอนาคต นอกจากนี้ ยังช่วยประสานงาน วิเคราะห์ปัญหา การสร้างแบบจำลองทางธุรกิจที่มีความซับซ้อนและก่อให้เกิดหลักการและกลยุทธ์ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ใหม่ๆ

          นอกจากนั้นงาน HRIS จึงอาจจะหมายถึง วิธีการส่งมอบงานบริการใหม่ๆ แก่ลูกค้าของเรา ผ่านกระบวนการอิเล็กทรอนิกส์ เหมือนกับการส่งรหัสสารสนเทศจากฝั่ง Hr ไปสู่การถอดรหัสสารสนเทศของฝั่งลูกค้า Hr โดยใช้คอมพิวเตอร์หรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ มาทำงานส่งมอบบริการแทนเจ้าหน้าที่ทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งจะหลีกเลี่ยงการให้บริการแบบเผชิญหน้า แต่มีข้อดีกว่า คือ สามารถให้บริการโดยไม่จำกัด เวลา สถานที่ และที่สำคัญ คือ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เพิ่มความสะดวก รวดเร็ว ประหยัด และไม่ลดความพึงพอใจของลูกค้า องค์ประกอบของระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ มีหนังสือวิชาการหลายเล่มที่กล่าวถึง องค์ประกอบของระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ไว้ ซึ่งมีเนื้อหาและแนวคิดคล้ายคลึงกัน ดังนั้นเพื่อความสะดวกในการอธิบาย ผมจึงขอกล่าวถึงข้อสรุปตามแผนภาพนี้นะครับ

          กระบวนการ 5 ขั้นตอนในการพัฒนาระบบซอฟต์แวร์สารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ จะเห็นว่าการจัดทำโครงการระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์นั้น เป็นสิ่งที่ไม่ยาก แต่ก็ไม่ง่ายซะทีเดียว หากคุณคิดไม่เป็นระบบหรือมองไม่ครบถ้วนในทุกด้าน คุณก็อาจจะเจอกับปัญหาที่ยุ่งยาก และมีค่าใช้จ่ายใต้น้ำที่ตามมาจากความผิดพลาดที่เกิดขึ้นตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผนหรืออกแบบโครงการก็เป็นได้ Ceriello & Freeman เสนอแนวคิดว่า การจัดทำโครงการระบบสารสนเทศทรัพยากรมนุษย์ ก็เหมือนกับการคิดสร้างบ้าน คือ คุณต้องประเมินตนเองก่อนว่า จะสร้างบ้านแบบไหน เช่น เป็นบ้านเดี่ยว บ้านตึก บ้านไม้ทรงไทย หรือบ้านชั้นเดียว บ้านสองชั้น จะมีกี่ห้องนอน กี่ห้องน้ำ ฯลฯ เมื่อได้รูปแบบความต้องการที่ชัดเจนแล้ว คุณควรจะรู้งบประมาณโดยคร่าวๆ รู้วัสดุที่จะใช้ รู้ว่าจะใช้เวลาสร้างบ้านประมาณกี่เดือน เมื่อได้ข้อมูลมากพอคุณก็จะเขียน spec ของบ้านได้ และสามารถออกแบบโครงร่างแบบบ้านได้ ในขั้นต่อไป คือ การตัดสินใจว่าจะเลือกสร้างบ้านเอง หรือจะจ้างผู้รับเหมามาทำให้ ซึ่งทั้งสองวิธีจะมีข้อดีและข้อด้อยที่แตกต่างกันไป แต่เมื่อคุณตัดสินใจไปแล้ว สิ่งสำคัญที่ตามมา คือ คุณต้องเข้าใจว่าในระหว่างการก่อสร้าง คุณจะมีระบบการควบคุม ตรวจสอบ ประเมินผลประสิทธิภาพการทำงานของผู้สร้างบ้านได้อย่างไร และจะมั่นใจได้อย่างไรว่าบ้านที่สร้างตรงกับความต้องการของคุณ สมาชิกในครอบครัว ไม่มีปัญหาเกิดขึ้นในภายหลัง และหากมีปัญหาจะสามารถซ่อมบำรุงรักษาสิ่งเหล่านั้นให้กลับคืนสู่สภาพที่ควรจะเป็นได้อย่างไร โดยไม่ใช้งบประมาณเพิ่ม หรือใช้งบแบบบานปลาย

          สำหรับในทางปฏิบัติจริงๆ พวกเราชาว Hr เองก็มีข้อจำกัดหลายด้านทีเดียว กล่าวคือ พวกเรารู้ว่าต้องการสร้างบ้านแบบใด และต้องการให้มีสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ อะไรบ้างภายในบ้านของเรา แต่จากประสบการณ์ของผมที่ทำงานในสายงานบริหารทรัพยากรมนุษย์มาหลายปี แม้แต่ตัวผมเองก็ยังพบว่า ไม่สามารถจัดทำโครงการระบบสารสนเทศในงานทรัพยากรมนุษย์ได้ดีเยี่ยม ผมยังไม่สามารถค้าหาซอฟต์แวร์ที่ตอบคำถามและความต้องการของตนเองได้แบบโดนใจจริงๆ ซึ่งจากการประเมินแล้ว ผมพบว่าสาเหตุที่เป็นอย่างนี้ส่วนหนึ่งก็มาจากการที่ผมเองยังไม่มีความรอบรู้ลึกในสายงานมากพอ จนสามารถเขียนความต้องการเหล่านั้นมาเป็นคู่มือ Work Flow จนสามารถถ่ายทอดความต้องการของตนเองมาสื่อสารกับคนไอทีที่เขียนโปรแกรมให้เข้าใจได้นั่นเอง

          บี เกรก มายเออร์ และแพทริกา ออบเบิร์นดอร์ฟ (2001: 147-159) ได้กล่าวถึง เส้นทางแสดงการได้มาของซอฟต์แวร์ว่า ธรรมชาติของการได้มาซึ่งระบบซอฟต์แวร์โดยทั่วไป จะมีองค์ประกอบสำคัญ 7 ประการ หรืออธิบายได้ตามแผนภาพที่ 5 เส้นทางแสดงการได้มาของซอฟต์แวร์ดังนี้
การกำหนดความต้องการ (Requirements)
การอ้างอิงแบบจำลอง (Reference Model)
การกำหนดองค์ประกอบและรูปแบบ
การกำหนดมาตรฐาน (Standards)
การนำไปใช้งาน (Implementations)
การบูรณาการและการทดสอบ (Integration&Testing)
การกระจายงานและการสนับสนุน

          ความรู้เกี่ยวกับการจัดทำสัญญาซื้อหรือว่าจ้างเขียนซอฟต์แวร์ จากบทความเรื่อง Vendor Relations ของบริษัท KPMG Peat Marwick LLP ( 2001) ได้กล่าวว่า โดยพื้นฐานทั่วไปแล้วผู้ขายซอฟต์แวร์มักต้องการทำให้ผู้ซื้อมั่นใจเสมอ และต่างฝ่ายจะยอมรับในการบริหารงานโดยมีความเสี่ยงร่วมกันภายใต้เงื่อนไขของสัญญาที่ตกลงกันไว้ สำหรับผลในทางปฏิบัติ ก็ยังพบว่ายังมีปัญหาเกิดขึ้นตามมีอีกหลายประการ ดังเช่นตัวอย่างของกลุ่มบริษัท Gartner Group ได้พบปัญหาจากการเขียนวัตถุประสงค์โครงการไว้ไม่ชัดเจน ทำให้ไม่สามารถวัดผลสำเร็จได้ที่ต้องการ นอกจากนั้นยังทำให้ต้องสูญเสียเวลา ทรัพยากรจำนวนมากกว่าโครงการจะแล้วเสร็จ ในขณะที่ผู้ขายเองก็ไม่แสดงเจตนาที่ดีต่อการเขียนข้อตกลง ในเรื่องของขอบเขตงาน คุณภาพงาน หรือการให้สัญญาเกี่ยวกับปรับปรุงซอฟต์แวร์เมื่อเทคโนโลยีเปลี่ยนแปลง เป็นต้น ในบทความฉบับนี้จึงได้มีการสรุปแนวทางเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่เกิดเกี่ยวกับโครงการติดตั้งซอฟต์แวร์ ซึ่งจะช่วยให้บริษัทสามารถประเมินผู้ขาย และคัดเลือกผู้ขาย และลดปัญหาจากจากการทำสัญญาซื้อขายซอฟต์แวร์ ที่เรียกว่า “Service Level Agreements (SLAs)” ให้เกิดขึ้นน้อยที่สุด ดังนี้
หลีกเลี่ยงการทำสัญญาตามมาตรฐานของผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์
ไม่ควรลงนามในสัญญาขณะที่เนื้อหายังไม่สมบูรณ์
ให้ตรวจประเมินทุกสิ่งตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ก่อน
เขียนสัญญาให้ครอบคลุมในเรื่องของการบริการ
เขียนสัญญาให้ครอบคลุมถึงระบบการรายงานผลหรือเครื่องมือติดตามผลสำเร็จของงาน
ต้องระบุถึงขอบเขตและวัตถุประสงค์ของโครงการ
เขียนสัญญาให้ครอบคลุมถึงการมีคู่มือหรือขั้นตอนปฏิบัติ
เขียนสัญญาให้ครอบคลุมถึงกรณีการยกเลิกสัญญา และมีเอกสารที่กล่าวถึงการบทลงโทษและการบอกเลิกสัญญาอย่างเป็นรูปธรรม
ระมัดระวังในหัวข้อที่ยินยอมให้เปลี่ยนแปลงได้แบบมีเงื่อนไข
เขียนให้ครอบคลุมถึงการสนับสนุนแก่พนักงานตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงสิ้นสุด
หลีกเลี่ยงการเขียนโดยยินยอมให้ผู้ขายพ้นจากความรับผิดชอบ
เขียนให้ครอบคลุมถึงกำหนดการ แผนงานและการส่งมอบ
ควรระบุในเรื่องของการเรียกร้องหรือการลงโทษหากผลงานต่ำกว่ามาตรฐาน
ต้องสามารถวัดผลหรือความก้าวหน้าได้อย่างชัดเจน
สามารถนำไปสู่การเปลี่ยนทางธุรกิจ
กำหนดแผนดำเนินงานจากความต้องการไปสู่ผลลัพธ์ที่ต้องการ
ต้องระบุถึงการใช้ทรัพยากรหรือการแลกเปลี่ยนความเชี่ยวชาญ กับพันธมิตรทั้งภายในและภายนอก
ต้องกำหนดให้มีการประชุมทบทวน การปรับปรุงสถานะโครงการอย่างสม่ำเสมอ และกำหนดคุณค่าจากการบทเรียนต่างๆ ที่เกิดจากประสบการณ์ในการทำงาน
          นอกจากยังได้มีการนำเสนอประเด็นสำคัญว่า การที่จะทำให้โครงการประสบความสำเร็จได้นั้น บริษัทเจ้าของโครงการ จะต้องมีการสร้างความสัมพันธ์กับผู้ขาย เช่น การอนุญาตให้ผู้ขายเรียนรู้จากความสำเร็จและความผิดพลาดของงาน เพื่อทำให้ประโยชน์ในการปรับปรุงโครงการร่วมกัน และจะทำให้บริษัทสามารถลดปัญหาความผิดพลาด และผู้ขายให้ความช่วยเหลืออย่างเต็มที่หากมีปัญหาเกิดขึ้นหลังจากโครงการได้ส่งมอบแล้ว
          จากการศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมบนอินเตอร์เน็ตของเว็บไซต์ www . workforce . com ในหน้าของเว็บบอร์ดสนทนา( chat ) เข้าถึงได้จาก http :// www . workforce . com / phpBB / viewtopic . php?topic =21458 &forum =57 & 15 ( 29 มี.ค. 2547 ) ได้มีการกล่าวถึงหัวข้อคำถามเกี่ยวกับ ซอฟต์แวร์ทางด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ และได้มีผู้ที่ทำงานในสายวิชาชีพทางด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ มาแนะนำให้ความรู้ โดยสรุปได้ดังนี้ ปัจจุบันแนวโน้มของซอฟต์แวร์ด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ มีความน่าสนใจมากขึ้น แต่ทั้งนี้ก็ควรระมัดระวังในเรื่องของความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น กระบวนการที่จะได้มาซึ่งความสำเร็จของซอฟต์แวร์นั้น มาจากการมีระบบประเมินผลการปฏิบัติและมีระบบการบริหารจัดการที่ดี ทั้งนี้มีประเด็น คำถามบางคำถามที่ควรพิจารณาหากองค์การจะต้องประเมินผลการปฏิบัติงานของซอฟต์แวร์เพื่อวางระบบการบริหารจัดการที่ดี ได้แก่
องค์การมีกลยุทธ์ที่สามารถแปลงไปสู่เป้าหมายและวัตถุประสงค์ได้ชัดเจนอย่างไร มีตัวชี้วัดสำคัญอย่างไร
วัตถุประสงค์เหล่านี้สามารถทำให้บรรลุความต้องการขององค์การได้หรือไม่
ทำอย่างไรจึงจะเพิ่มความสามารถในการสนับสนุนการทำงานของ Line Manager จากการใช้ซอฟต์แวร์
ทำอย่างไรจึงเพิ่มความสามารถในการสนับสนุนการทำงานของพนักงานได้เป็นรายบุคคล
ทำอย่างไรจึงจะทำให้พนักงานหรือผู้จัดการ ทำงานสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์การ จะมีตัวชี้วัดอะไรที่สามารถนำมาประเมินผลการทำงานของแต่ละคนได้อย่างไร
ซอฟต์แวร์และเทคโนโลยีจะมีส่วนช่วยเหลือในการเพิ่มความสามารถในการทำงานตามหัวข้อข้างต้นได้อย่างไร
นอกจากนั้นยังมีการให้คำแนะนำว่า การพิจารณาคัดเลือกผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์จำเป็นต้องคำนึงถึงสิ่งต่างๆ ต่อไปนี้ด้วย
ผู้ซื้อต้องเข้าใจถึงองค์ประกอบโดยรวมของซอฟต์แวร์เสียก่อน การ Demo โปรแกรมจึงเป็นสิ่งจำเป็น
ต้องรู้ว่า ระบบคอมพิวเตอร์มีการสนับสนุนอะไรบ้าง ที่ช่วยลดการทำงาน หรือเพิ่มความสามารถการทำงานของผู้ใช้
ต้องมั่นใจว่าระบบดังกล่าวสนับสนุนการใช้งานหลายระดับ( multi - levels ) และมีความน่าเชื่อถือในระบบความปลอดภัยของฐานข้อมูล
ต้องมั่นใจว่านโยบาย กฎระเบียบของบริษัท สนับสนุนให้ผู้ใช้ไม่ขัดแย้งกับข้อกฎหมาย
ต้องสามารถเข้าถึงผู้ใช้โดยตรงหรือเข้าไปช่วยเหลือผู้ใช้บนเครื่องปฏิบัติการในขณะมีการใช้งานจริง 6. ต้องมีความสะดวกในการใช้งาน( User-Friendly) หรือมีเครื่องมือช่วยเหลือในแต่ละขั้นตอนการทำงาน ...เนื่องจากข้อจำกัดของเนื้อที่ในบทความ
ดังนั้นในฉบับต่อไป ผมจะขอนำรายละเอียดและแบบประเมินในเรื่องการคัดเลือกซอฟต์แวร์มานำเสนออีกครั้งในฉบับหน้านะครับ สวัสดีครับ...
ที่มา : ศักดิ์ดา หวานแก้ว

http://www.stou.ac.th/study/sumrit/11-54(500)/2.2-11-54(500).jpg